用Excel处理重复数据

时间:2013-08-14 22:10:02  来源:第二电脑网  作者:第二电脑网

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表格中有些数据项具有唯一性,如身份证号等。如何防止重复数据错误是大家经常碰到的问题。这中间最常见的有两种情况,一是如何防止输入重复项,一是如何从既有的数据中消除重复项。相比Excel(第二电脑网http://www.002pc.com)2003,在Excel(第二电脑网http://www.002pc.com)2007中已经针对这两个问题提供了更简单的设置方法,下面就来看看。

一、防止重复

在表格中输入身份证号、学号等具有唯一性的数据时,为了防止重复,要求在不小心输入重复值时系统能及时显示提醒信息。

1.在Excel(第二电脑网http://www.002pc.com)2003中我们可以通过设置条件格式来实现。选中需要防止重复的单元格区域,例如:A2:A6000,单击“格式”→“条件格式”,在条件1下拉列表中选择“公式”,在右侧的输入框中输入公式=COUNTIF($A$2:$A$6000,A2)>1。单击“格式”按钮,在“图案”选项卡下单击选择红色,点“确定”完成设置。现在只要A2:A6000区域中出现具有相同内容的单元格,那么这些单元格都会变成红色,也就是说当你输入重复的数据时该单元格就会变红,你马上就可以知道输入的数据重复了。

2.在Excel(第二电脑网http://www.002pc.com)2007中也同样可用条件格式实现,不过已经不需要输入公式了。同样要先选中需要防止重复的单元格区域,然后单击“开始”工具栏中的“条件格式”→“突出显示单元格规则/重复值”打开重复值对话框,单击“确定”即可实现相同效果。当然在此也可自定义突出显示的颜色、格式等等,还可以突出显示单一项。

 

二、消除重复

 

消除选定区域中的重复项,也就是显示出选定区域中总共有几种不同的项。这在制表中也经常用到,假设在人员列表中每人都有一种专业职称,那么在全部的人中到底有多少种不同的专业职称呢?这时需要的操作就是把全部专业职称中的重复项删除。

1.在Excel(第二电脑网http://www.002pc.com)2003中须用高级筛选来实现。选中需要删除重复项的区域,单击菜单“数据”→“筛选/高级筛选”,打开“高级筛选”对话框(此前若有提示“不能确定标题行”请单击“确定”)此时在列表区域中自动显示选中的区域。我们只要单击选中“选择不重复记录”复选项,再单击“条件区域”的输入框,在工作表中随意单击选中一个空白的单元格作为条件区域,在此选择F3,单击确定后即可隐藏重复项。

提示:若在“高级筛选”对话框中选中“将筛选复制到其他位置”单选项,再指定要复制到的位置,则可在不影响原表的情况下把筛选的无重复项复制到所需位置。

2.在Excel(第二电脑网http://www.002pc.com)2007中实现筛选功能则简单得多,Excel(第二电脑网http://www.002pc.com)2007已经提供了删除重复项的工具。只要选中需要删除重复项的区域,单击“数据→删除重复项”,打开“删除重复项”窗口,占“确定”后即可把所选区域中 重复值删除。

注意,若选中区域左右还有数据,会弹出一个警告窗口,对此只要选中“以当前选定区域排序”单选项单击“删除重复项”按钮继续即可。若此时按默认的“扩展选定区域”方式进行删除重复项,则将自动选中整个表格,那么在打开“删除重复项”窗口的列表中,还得再选中含重复值的列进行删除才行,不过这样删除的就不只是重复值了,而是把表格中重复值所在的行整行删除。紫外,若选中的区域不只一列,则进行“删除重复项”操作时是把同行各选中列单元格数据并在一起判断重复的,假设选中A:C三列删除重复项,则必须A1=A2、B1=B2、C1=C2三个条件同时成立时,A2:C2才会被视为重复项删除。

提示:在Excel(第二电脑网http://www.002pc.com)2003中操作虽然比较复杂,但可以在不影响原表格的情况下把不重复项复制到其他位置。而Excel(第二电脑网http://www.002pc.com)2007中的删除重复项则必须先把要处理的数据重制到其他位置再进行删除重复项操作,才不会影响原表。

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