Excel文档打印得心应手的经验

时间:2009-01-16 05:49:00  来源:第二电脑网上收集  作者:第二电脑网

  第二电脑网导读:nt color="#ff0033">  1.可打印区域的设置  很多情况下我们并不需要打印工作表的全部,而只需要打印某一内容,那么此时,我们需要为打印指定打印区域。方法是,先点击菜单命令“视图→分页预览”,然后在预览视图中选择要打印的单元格区域,点击菜单命令“文件→打印区域→设置打印区域”或者点击右键,在弹出菜单中点击“设置打印区域”命令。这样,打印时就会只打...
  正文:Excel表格编辑的最后一项任务往往是打印。在实际工作中,我们的打印任务往往不是那么简单轻松,比如我们希望只打印工作表中需要的区域,或者希望能打印公式本身而不是公式的计算结果等等。Excel能为我们提供灵活的打印选择,我们需要进行巧妙设置。

  1.可打印区域的设置

  很多情况下我们并不需要打印工作表的全部,而只需要打印某一内容,那么此时,我们需要为打印指定打印区域。方法是,先点击菜单命令“视图→分页预览”,然后在预览视图中选择要打印的单元格区域,点击菜单命令“文件→打印区域→设置打印区域”或者点击右键,在弹出菜单中点击“设置打印区域”命令。这样,打印时就会只打印我们选中的区域部分了。

  如果设置完成后需要向已有的打印区域添加单元格,那么只要选中要添加的单元格,然后在该区域上点击右键,在弹出菜单中选择“添加到打印区域”即可,如图1所示。

  还有一种办法也可以实现这个任务。那就是先在工作表中选择要打印的区域,然后点击菜单命令“文件→打印”,在打开的“打印内容”对话框中,选中“选定区域”单选项,如图2所示。此种方法也是非常简单实用的。

  2.页眉页脚的设置

  点击菜单命令“文件→页面设置”,然后在打开的对话框中点击“页眉/页脚”,或者直接点击菜单命令“视图→页眉和页脚”,都可以打开如图3所示对话框。我们要做的,只是在“页眉”或“页脚”下方的下拉列表中选择需要的页眉页脚样式就可以了。

  当然,我们还可以自定义页眉或页脚。只要点击对话框中“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮,然后单击“左”、“中”或“右”编辑框,再单击相应的按钮,就可以在该位置插入相应内容。当然,我们也可以直接在编辑框中输入我们所需要的内容。

3.打印公式

  要想打印公式,那得先在工作表上显示公式。方法是先点击菜单命令“工具→公式审核→公式审核模式”。此时,含公式的单元格显示的就是公式本身而非公式的计算结果了,如图4所示。此时,按正常情况打印,就可以得到含公式的工作表了。

  4.黑白色打印

  在屏幕上为不同单元格指定不同颜色是非常好看的,但未必打印到纸上也好看。尤其是我们的打印机并非彩色打印机时。此时我们更需要简单的黑白色打印。其实完成这个任务很简单。只要点击菜单命令“文件→页面设置”,打开“页面设置”对话框。然后点击“工作表”选项卡,选中“单色打印”复选项就可以了。如图5所示。

  5.重复标题

  工作表如果比较跨页,我们当然需要在每一页中都能够看到表格的标题行。这一点在Excel中很容易实现。还是在如图5所示的对话框的“工作表”选项卡中,在“打印标题”下的“顶端标题行”右侧的输入框内输入标题行所在的行号,或在“左端标题列”右侧的输入框输入标题列所在的列号,如图6所示,就可以使每一页都能打印标题行或标题列。

  在此对话框中,如果我们在“打印区域”右侧的输入框中输入要打印的单元格区域,也可以实现只打印选定区域的目的。

  此外,如果需要打印行号和列标,那么勾选该选项卡下方的“行号列标”复选项就可以了。

  6.批注和错误单元格

  编辑工作表过程中经常插入批注,但默认情况下批注是不会打印出来的。而如果使用了公式,那么经常会出现一些不可避免的错误值,如#REF!等,而默认情况下这些错误值是要打印出来的。我们可以根据需要选择是否打印批注或错误值。

  仍然是打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡。对于错误值来说,我们只需要在“错误单元格打印为”右侧的下拉列表提供的“显示值”、“空白”、“――”、“#N/A”等几种方式中作出相应的选择就可以了。

  对于批注,我们则可在“批注”右侧的下拉列表中选择“如同工作表中的显示”选项或“工作表末尾”选项。这样,就可以在原位置打印批注或在工作表末尾集中打印批注,如图7所示。

  当然,在此之前,我们得先让工作表中的批注显示出来。方法是:单个的批注,我们可以右键单击包含批注的单元格,在弹出菜单上点击“显示/隐藏批注”命令。若要显示所有批注,则可以点击菜单命令“视图→批注”。

  7.在指定位置分页

  Excel会根据行高列宽自动分页,但这种分页往往不符合我们的需要,所以,我们还会经常需要手动分页。

  选中某行或某列,点击菜单命令“插入→分页符”,可以在该行的上方或该列的左侧插入分页符,使选中的行或列位于另外一页。

  如果选中某单元格,点击菜单命令“插入→分页符”,可以在该单元格的左上角插入分页符。相当于在该单元格所在行的上方及所在列的左侧均插入了分页符。

  要删除分页符,需选中分页符下方的行或右侧的列或右下角的单元格,然后点击菜单命令“插入→删除分页符”。

  8.按纸的宽度或页数打印

  打开“页面设置”对话框,点击“页面”选项卡。先在“纸张大小”右侧的下拉列表中选择我们使用的纸型,然后选中上方的“调整为”单选项。在右侧的“页宽”输入框中输入“1”,然后将“页高”输入框中的数字删除,如图8所示。这样,就可以使工作表按我们所选定纸的宽度打印了。如果要同时指定打印的页数,那么,就在“页高”输入框内输入页数。

  需要注意的是,这样指定页宽和页高以后,我们在工作表中插入的那些分页符就不再起作用了。此外,Excel不会超出我们指定的页数,但不会为填满指定的页数而放大行高或列宽。

  9.同时对多个工作表进行设置

  一个工作簿中往往有多个工作表,而在打印时往往这些工作表的设置又基本相同。如果逐份工作表设置,那当然麻烦。我们可以先单击第一张工作表的标签,然后按住“Ctrl”键单击其它工作表的标签,将这些工作表同时选中。然后再进行相应的页面设置。

  如果这些工作表是相邻的,那么,我们可以单击第一份工作表标签后,再按住“Shift”键,单击最后一份工作表标签,将它们之间的工作表同时选中。

  10.打印多个工作簿

  要想同时打印多个工作簿,需要点击“常规”工具栏上的“打开”按钮,在“打开”对话框中,按住“Ctrl”键,逐一选中要打印的工作簿,然后点击对话框中“工具”菜单中的“打印”命令,如图9所示,就可以将选中工作簿的当前工作表中的内容一一打印出来。

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