Excel工作表的设计策略

时间:2008-12-24 08:50:29  来源:第二电脑网上收集  作者:第二电脑网

  第二电脑网导读:任何神秘之处可言,毕竟,这只是一些行和列而已。我们当然不想抑制您的创造性。即使是在开始编写电子表格的十多年后的今天,我们仍可以看到 ol 网格的绝妙新用途。但是,有几条可以让生活变得稍微容易一点的原则以及一些您需要小心的陷阱。这篇文章提出了您在装好数字设备准备开始构建自己的工作表之前应该问自己的一些问题。   哪些数据应该在行中,...
  正文:创建一个Excel工作表 (工作表:在 Excel 中用于存储和处理数据的主要文档。也称为电子表格。工作表由排列成行或列的单元格组成。工作表总是存储在工作簿中。)没有任何神秘之处可言,毕竟,这只是一些行和列而已。我们当然不想抑制您的创造性。即使是在开始编写电子表格的十多年后的今天,我们仍可以看到 ol 网格的绝妙新用途。但是,有几条可以让生活变得稍微容易一点的原则以及一些您需要小心的陷阱。这篇文章提出了您在装好数字设备准备开始构建自己的工作表之前应该问自己的一些问题。

  哪些数据应该在行中,哪些应该在列中?

  有时这一点似乎相当明显,但总体而言,通常总是把最丰富的数据放在行中而不是列中。做决定时应该考虑数据的可读性。

  例如,一个如下图所示的以月份定向的工作表可与月标签很好地配合使用,无论月标签是在工作表的上方还是左侧。在图中所示的情况下,使月标签在侧面就使得在屏幕上查看工作表更容易,同时也使工作表更容易与打印纸匹配。应让工作表更长,而不是更宽,这样就可以使用“Page Up”和“Page Down”键来进行屏幕导航。

垂直定向的月份总计工作表

  图中所示的工作表仅有四列详细数据,但是如果工作表有比月份数更多的详细数据种类,把月份放在列中就可能是更好的选择。水平定向之后,前一个工作表中所显示的数据仍然可以工作,但要查看所有的数据就必须将滚动条滚动到右边,如下图所示。

水平定向工作表

  通常工作表中积累的详细信息最适合于从顶到底的行— 或者相对而言,一个深而窄的工作表。您当然可以建立一个浅且宽(只有几行深,却有很多列)的电子表格,但也许不久您就会遗憾。您必须不停地把滚动条滚到右边去查找信息,在您打印时要处理奇怪的分栏符,这时浅且宽的表就会让您头疼不已。

  策略提示

  一旦工作表已经填满数据,再更改就会很费时间— 尤其是它从一开头就可能有不同的设计。

  需要打印工作表吗?

  开始在工作表上工作之前,最好问问自己工作表是否需要被打印出来。您可能会发现不用考虑打印的问题,例如在工作表被用于信息存储或者仅仅作为参考的时候。

  如果要打印工作表,就需要考虑表和数据应该如何呈现出来。这将会给您的工作表总体设计带来巨大的不同。例如,前面图中所示的水平定向的工作表需要两页纸打印,即使您使用“页面设置”对话框(“文件”菜单,“页面设置”命令)中的“横向”模式。打印的第二张包含部分月份总计,但是看不到区域的名字,除非您使用对话框中“工作表”选项卡上的“打印标题”选项在每页上重复打印标题。

  策略提示

  对于大型工作表,无论是水平还是垂直定向的,要使得打印结果容易理解,在每页顶部重复打印标题行,或在每页左侧重复打印标题列都是绝对必要的。

  数据如何被使用?

  打印结果如何被使用也是一个要考虑的问题。如果将被用在一份管理报告中,那么您会希望在一页纸中得到最突出的信息;如果是一份演示文稿,您会需要对数据进行精炼,或者创建更少更容易理解的数据块,以便汇总在十来个单元格组成的小网格中。这样它就可以被放在一张胶片或幻灯片上。如果您有大量的数据要处理,可以根据不同的目的创建汇总页,如下图所示。

汇总工作表

  如果工作表被用于审计或参考的目的,您可能希望看到它所包含的所有信息。在这里定向就成了一个大问题。无论是横向(水平)格式还是纵向(垂直)格式打印,您都需要据此来设计自己的工作表。有时如果您的表有很多列,使用横向定向会不错。如果您的列数实在太乱,可以试着把数据分割到工作表的总体系统中,即可以按照真实情况打印而不损失上下文或可读性的数据块。例如,前面图中所示的工作簿底部的工作表标签说明,显示的汇总工作表实际上在一个工作簿中汇总了其他六个表中的数据。

  如果不需要打印工作表中的所有项目,可以使用分级显示来折叠大型工作表中的详细内容。例如,可以使用分级显示来只显示和打印总计,如下图所示。

应用分级显示的汇总工作表

  受众对象是谁?

  构建工作表只是给自己用呢,还是要与他人联机或是以打印的形式共享呢? 换句话说,工作表需要看上去很漂亮呢,还是没必要用太花哨的格式? 需要为他人创建一个大体的摘要或是总体的概述吗? 在决定工作表的样式时,明确地考虑受众对象非常重要。

  如果您对工作表中的数据很熟悉,也就是说,如果这些数据就是您的工作,或许您对详细信息的兴趣要比其他人大得多。您需要像这些信息的受众对象那样去思考,告诉他们什么是他们需要知道的— 不要多,当然也不应该少。如果您的工作表中包含了很多您的受众对象并不真正需要看到的数据,这种状况是经常发生的,此时您可以为更好地整体理解来特别创建一个汇总工作表。

  策略提示

  如果工作表有超过一种的受众对象,此时应为每组对象创建不同的汇总工作表,而所有的工作表都使用相同的底层数据。

电脑枝术

  您不在时工作表还可以工作吗?

  如果您创建的工作表有时会被其他人使用,此时应确保您的工作表是可以理解并被准确记录的。很多人并没有考虑到这件事,但是您在创建每一个工作表的时候,无论是商业还是私人用途,都应意识到某一天被其他人使用的可能性,而且是在没有您的帮助的情况下。如果有一天您换了工作,您会给自己的继任者留下一笔卓越的遗产,这会给您的形象加分。少量的记录可以支撑一个漫长的过程,如下图所示。

关键工作表

  您在为重要的个人记录准备工作表时,还应考虑到您的生存期问题。这可不是危言耸听,如果您遇到什么意外,您的家庭可能因无法破译您的金融工作表而陷入困境。

  策略提示

  使用“评论”选项,在需要少量说明的地方添加注释。

  工作表依赖导入的数据吗?

  很多人使用从别处编辑的数据作为工作表分析的基础。例如,通常位于您的电脑上或网络上某处的数据库是您提取和分析特定信息的库。如果是这样的话,尽量让自己轻松一些。

  通常,我们使用专门的方法来工作— 那就是,在需要的时候快速完成,不特别关注重复性问题。如果您从数据库收集信息,则可以构建一个随时都能重复执行的查询,而不用每次都从头再来。这样您就可以确保导入的数据每次都能以相同的方式来构建。

  您可以使用导入数据的结构作为工作表设计的基础。或者,也可以把导入数据放在一个没人看得到的单独的表中,然后只提取有关的信息来建立一个格式完美的表。例如,下图所示的就是这样一个工作表,可以看到原始数据是在信息表后面的一个单独的表中。

格式表

  注释 有时一说到“数据库”这个词,人们就会想到一堆晦涩的专业术语。尽管使用“数据库” (数据库:与特定主题或用途相关的数据的集合。在数据库内,关于特定实体的信息(如雇员或订单)分类归纳到表、记录和字段中。)程序可能很复杂,但想一想,您在 Excel 中创建的许多工作表实际上就是原始的数据库。电话簿是一个打印形式的数据库的例子。在数据库术语中,电话簿中的每一个电话列表都是数据库的一个记录,列表中的每一项信息(名字、姓氏、地址和电话号码)都是一个记录字段。

  需要超过一个工作表吗?

  以前的信息保存在纸上并手工来计算 (可能使用一个十键计算器),电子表格程序是作为一种更好的存储、表示和解释信息的方式而出现的。通常我们在初学旧版的 Excel 时所创建的最早的工作表并不比纸上制作的二维表格更强。

  从老的纸面样本逐步提高的一种方式是使用模块化设计。模块化设计是一种“结构化编程”或者“面向对象”的方式,是把数据作为独立的元素刻入逻辑块中。(另一种被称为“层次化”的设计方式是以错误标识和最大化可读性为目的来组织的。)如果不需要把详细数据以一种漂亮的格式来保存,又何必自寻麻烦呢? 这样,就可以把精力集中在要和他人共享的汇总工作表和图表的美化上了。

  策略提示

  设计一个工作表系统,而不要把所有的信息都放在一张工作表上。在模块化设计中,数据有一个表,每种类型的分析有另一个工作表。在一个复杂的模块化系统中,可能需要很多表,每一个都有特定的任务。

  留出了插入新行和新列的空间吗?

  工作表编写完成后,考虑到扩充和编辑的需要也是很关键的。如果可能的话,在细节区域中添加一些多余的行和列,保持总计和详细数据之间有一到两行或列的距离是个不错的主意。最常见的编辑动作之一就是插入新的行和列。

  这些年来 Excel 在这上面已经有很大进步,我们这些老人所收集的很多准则都已经过时了。但把事情搞糟仍然是有可能的。有一个相当著名的关于会计的故事,他在一组单元格的底部加了一行,却忘记了调整总计公式,结果他因少算 20 万美元而被解雇。

  什么是道德? 谨慎地编辑工作表并且严格地自我审查, 尤其这是您职责所在的时候。

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